Controllo a distanza dei lavoratori, privacy e INL

Le novità e gli adempimenti da affrontare alla luce del nuovo contesto normativo

L’attività di telecontrollo dei lavoratori è uno degli aspetti maggiormente critici della vita di un’impresa. Sin dal 1970, con lo Statuto dei lavoratori, il Legislatore nazionale si è preoccupato di disciplinare l’argomento andando a definire, in particolare, gli obblighi dei datori di lavoro e i diritti dei lavoratori. Nel tempo, lo Statuto ha subìto numerose modificazioni ed è stato affiancato da altri testi normativi, in particolare quelli che trattano di protezione dei dati personali, di cui il Codice privacy e il GDPR sono la massima espressione in questo momento. Una doverosa premessa è che la legge considera eguali sia le attività volontariamente messe in atto per controllare, sia quelle che generano la mera possibilità di farlo. Questo è sicuramente un approccio prudenziale. L’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, prevede che “gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali”. L’oggetto della norma, quindi, è limitato agli strumenti e alla possibilità che avvenga il controllo a distanza, a prescindere che sia effettivamente messa in atto o meno; in questa frase, inoltre, vengono esplicitati gli unici presupposti di liceità del trattamento, qualora sia effettuato su base volontaria (per esempio, nei locali adibiti a sale per le videolottery, le telecamere DEVONO essere installate, perché previsto per legge) e viene posto il vincolo dell’accordo sindacale. “In mancanza di accordo”, prosegue l’art. 4, “gli impianti e gli strumenti di cui al primo periodo possono essere installati previa autorizzazione della sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro”. A onor del vero, l’articolo contiene anche altre indicazioni, ma non sono pertinenti in questa sede. Recentemente, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha definito i nuovi standard per procedere con l’inoltro dell’istanza di autorizzazione all’impiego di strumenti che permettono il controllo a distanza dei lavoratori (per esempio gli impianti di videosorveglianza o di rilevazione satellitare tramite rete GPS), pubblicando sul sito dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro la modulistica da presentare per ottenerla. Compilare i campi richiesti è un’operazione semplice. L’insidia risiede in un dettaglio che, se ignorato, rischia di generare enormi ripercussioni sul piano amministrativo e penale. In tutti i moduli (videosorveglianza, GPS e “altri mezzi”), infatti, è presente una dichiarazione che il legale rappresentante presta come dichiarazione sostitutiva ai sensi dell’art. 46 del DPR 445/2000 e punita penalmente, in caso di mendacità, ai sensi del successivo art. 76, oltre che con la decadenza dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base di una dichiarazione non veritiera. La dichiarazione, tra le altre cose, include due aspetti chiave:

Che si provvederà ad informare tutti i lavoratori, come previsto dallo Statuto dei lavoratori;
Che sarà rispettata la disciplina dettata dal GDPR.

I verbi sono al futuro perché l’autorizzazione dovrebbe essere richiesta prima di procedere e iniziare il trattamento dei dati, non successivamente. La parte complicata è fare in modo che il sistema di telecontrollo sia conforme ai dettami sulla privacy: compilare il modulo per l’istanza e scrivere le relazioni tecniche richieste non è assolutamente sufficiente, ed è doveroso procedere almeno con:

La conduzione di una valutazione d’impatto, focalizzata sul trattamento considerato (attenzione al coinvolgimento del Garante, nel caso risultassero rischi elevati per i diritti e le libertà delle persone);
La predisposizione di adeguate evidenze in materia di privacy by design e privacy by default, tra cui una certificazione da parte dell’eventuale installatore o manutentore;
Il censimento dell’attività nel registro dei trattamenti;
La predisposizione di specifiche informative;
La predisposizione di una procedura e di una politica interna che disciplinino specificamente l’argomento e che siano coerenti con gli altri documenti già presenti (per esempio il contratto collettivo, il regolamento interno o il codice disciplinare);
L’individuazione di persone autorizzate al trattamento, avendo cura di procedere contestualmente con la specificazione dei poteri operativi in caso si usino strumenti informatizzati (di amministratore di sistema o di utente).

Non essere conformi a quanto disposto dal GDPR, implica una non conformità anche sugli obblighi disposti dal Codice privacy e dallo Statuto dei lavoratori e, conseguentemente, pone il legale rappresentante nella posizione di rendere una dichiarazione non veritiera. Tutto ciò, comporta sanzioni di carattere amministrativo (per esempio ai sensi dell’art. 83 del GDPR) e penale (per esempio ai sensi dell’art. 76 del DPR 445/2000 e dall’art. 38 dello Statuto dei lavoratori).

Fonte: Fiscal Focus

Maggio 3, 2017Maggio 3, 2017

Controllo a distanza con videosorveglianza, GPS o altri sistemi

Privacy e videosorveglianza con i nuovi modelli INL

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha rilasciato la versione aggiornata dei modelli da utilizzare per presentare le istanze di autorizzazione al telecontrollo dei lavoratori. Da marzo 2017 diventano tre, ognuno specifico per una determinata modalità, in luogo di uno unico

Dal 10 marzo 2017 sul sito dell’INL sono disponibili tre modelli – scaricabili in formato PDF – per presentare le istanze di autorizzazione all’installazione e utilizzo di apparecchiature che consentono il telecontrollo dei lavoratori. Uno specifico per la videosorveglianza, uno specifico per gli impianti GPS a bordo delle auto aziendali e uno specifico per tutti gli altri dispositivi di controllo.

Concentriamoci, in questa sede, sul modello predisposto per la videosorveglianza (qui il link), ossia il primo file dell’elenco (per intenderci, è quello che, una volta aperto, reca l’intestazione “Modulo istanza di autorizzazione all’installazione di impianti audiovisivi”). Più specificamente, andiamo a fare alcune considerazioni sulla sezione delle “dichiarazioni”. Va sottolineato, anzitutto, che apporre la propria firma sul documento, senza che la situazione di riferimento sia conforme a quanto scritto in questa sezione, corrisponde a dichiarare il falso, con tutto quello che ne consegue.

Tutta la sezione è costellata di richiami più o meno indiretti alla normativa sulla privacy, a partire dalla limitazione temporale della conservazione, fissata a 24 ore (salve speciali esigenze), passando per l’informativa da rendere agli interessati (lavoratori e non), fino alla generica indicazione di “rispettare la disciplina, in particolare il provvedimento in materia di videosorveglianza”.

Proprio quest’ultimo punto potrebbe rappresentare un ostacolo non da poco, soprattutto ora che è arrivato il GDPR (Regolamento UE 2016/679), che richiede l’adozione di un approccio orientato alla gestione del rischio e focalizzato sulla responsabilizzazione e la dimostrabilità di ogni decisione assunta.

Cosa significa, dunque, essere conformi alla normativa?

Innanzi tutto, ogni titolare del trattamento (cioè chi vuole installare l’impianto) dovrebbe porsi le domande fondamentali “è proprio necessario fare videosorveglianza?” e “non posso organizzarmi in un altro modo?”. Se la risposta è affermativa, allora non c’ nemmeno bisogno di investine nell’acquisto del sistema.

Se, invece, la risposta è negativa, allora questa risposta e le motivazioni che hanno permesso di darla, cioè tutte le considerazioni e le valutazioni in merito, devono essere adeguatamente riportate in una relazione.

Una volta che abbiamo deciso e capito che ci serve davvero la videosorveglianza, bisognerà procedere con l’organizzarsi adeguatamente e prima che sia installato l’impianto. Tra le varie persone a nostra disposizione, dovremo individuare almeno due responsabili del trattamento, e spiegare loro dettagliatamente cosa significa essere il “responsabile della videosorveglianza” (si va dalla semplice custodia delle chiavi di accesso al sistema, fino alla completa gestione e manutenzione dell’infrastruttura hardware e software e al controllo in diretta dei monitor). Queste istruzioni, oltre a risultare da un atto scritto e ufficiale, dovranno poi essere coerenti con una politica o, almeno, una procedura interna che disciplini specificamente l’argomento.

Tutte queste informazioni saranno la base su cui elaborare la relazione tecnico-descrittiva richiesta al punto 2 della lista degli allegati da presentare con l’istanza.

Riassumendo, questo è ciò che occorre avere (almeno):

La valutazione preliminare sulla necessità di dotarsi di un impianto di videosorveglianza;
La valutazione dell’impatto sulla privacy che consegue all’installazione dell’impianto;
Eventualmente, la motivazione del perché servono tempi di conservazione più lunghi (e qui potrebbe entrare in gioco il Garante);
Un adeguato modello organizzativo, con policy e procedure specifiche;
Nominare i responsabili per iscritto e istruirli sul loro compito;
Informare tutti gli interessati con modalità “estese” e con i cartelli.

In conclusione, vi ricordo che l’istanza è da presentare solo se non è presente alcuna rappresentanza sindacale in azienda, o se con quella presente non si è raggiunto un accordo (cosa che potrebbe richiedere un modus operandi molto simile) e vi rammento che per l’installazione dell’impianto, bisogna seguire anche le eventuali indicazioni che arrivano dalla normativa sulla sicurezza sul lavoro riguardo gli obblighi dei progettisti, degli installatori e, se pertinente, dei committenti e degli appaltatori.

Maggio 3, 2017Maggio 3, 2017

Jobs Act & privacy

Controllo dei lavoratori: cosa cambia con il Job Act.

Il 24 settembre 2015 entra in vigore l’ormai famoso Job Act, il testo normativo con cui il Governo sta disciplinando nuovamente il mondo del lavoro, è ormai imminente. Pochi giorni fa, infatti, è stato pubblicato il testo definitivo del decreto (Dlgs 151/2015) con cui, tra gli altri argomenti, saranno introdotte importanti modifiche allo Statuto dei lavoratori (L 300/1970). In particolare, trova rilevanza l’aggiornamento dell’art. 4 della legge, rubricato “Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo”.

Di seguito sono riportati il testo vigente e quello futuro, che precedono una serie di miei commenti in merito.

Testo attuale	Testo modificato
Art. 4. Impianti audiovisivi	Art. 4. Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo
1. È vietato l’uso di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori.	1. Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, tale accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo gli impianti e gli strumenti di cui al periodo precedente possono essere installati previa autorizzazione della Direzione territoriale del lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più Direzioni territoriali del lavoro, del Ministero del lavoro e delle politiche sociali.
2. Gli impianti e le apparecchiature di controllo che siano richiesti da esigenze organizzative e produttive ovvero dalla sicurezza del lavoro, ma dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, possono essere installati soltanto previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in mancanza di queste, con la commissione interna. In difetto di accordo, su istanza del datore di lavoro, provvede l’Ispettorato del lavoro, dettando, ove occorra, le modalità per l’uso di tali impianti.	2. La disposizione di cui al comma 1 non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.
3. Per gli impianti e le apparecchiature esistenti, che rispondano alle caratteristiche di cui al secondo comma del presente articolo, in mancanza di accordo con le rappresentanze sindacali aziendali o con la commissione interna, l’Ispettorato del lavoro provvede entro un anno dall’entrata in vigore della presente legge, dettando all’occorrenza le prescrizioni per l’adeguamento e le modalità di uso degli impianti suddetti.	3. Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
4. Contro i provvedimenti dell’Ispettorato del lavoro, di cui ai precedenti secondo e terzo comma, il datore di lavoro, le rappresentanze sindacali aziendali o, in mancanza di queste, la commissione interna, oppure i sindacati dei lavoratori di cui al successivo art. 19 possono ricorrere, entro 30 giorni dalla comunicazione del provvedimento, al Ministro per il lavoro e la previdenza sociale.

È doveroso notare fin da subito che l’approccio dei due testi è fondamentalmente differente, poiché mentre il primo impone un divieto a cui applica alcune eccezioni, il secondo concede una libertà fortemente limitata. Detto questo, nella sostanza dei fatti e nella sua applicazione non cambia poi molto, e i sistemi audiovisivi e gli strumenti, potranno essere impiegati solo per tre finalità e solo previo accordo sindacale o permesso dell’autorità territorialmente competente.

Un’altra premessa importante è individuare il più chiaramente possibile quali siano gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali può derivare la possibilità di controllo a distanza del lavoratore. Qui, la tecnologia e il suo incessante incedere non ci viene in aiuto, perché molti di questi sono prodotti di ultima generazione, a cui pochi conferiscono tale potere. Se parlare di impianti di videosorveglianza è scontato, lo è molto meno parlare di black box sui veicoli (spesso installati per finalità legate prevalentemente al premio assicurativo), degli smartphone e dei mobile device, dei rilevatori GPS e degli strumenti hardware e software ormai largamente diffusi nel campo dell’ICT.

Si noti anche che, per quanto riguarda le autorizzazioni, non si fa più menzione della “commissione interna”. Questo, sebbene da un lato sembrerebbe aumentare il livello di burocrazia nella gestione della conformità, dall’altro è sinonimo di garanzia della tutela dei diritti del lavoratore, poiché è necessario ricorrere almeno a una convocazione delle rappresentanze sindacali aziendali, se non rivolgersi alla DTL competente o al Ministero.

Il secondo comma della norma aggiornata prevede che per l’utilizzo di strumenti per la registrazione degli accessi e delle presenze (per esempio i badge o gli impianti biometrici) e di tutti quegli strumenti necessari al lavoratore per rendere la prestazione lavorativa (per esempio il PC, lo smartphone o la posta elettronica) non sia necessario ricorrere all’accordo sindacale o al permesso ministeriale. Questo implica che per tutti gli altri strumenti che non siano necessari al lavoratore per compiere la propria attività, bisognerà convocare le rappresentanze sindacali o inoltrare la domanda alla DTL o l Ministero.

Infine, il terzo e ultimo comma, dispone che le informazioni raccolte ai sensi dei due commi siano utilizzabili per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, purché sia data al lavoratore un’adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal Codice privacy. In altre parole, si stabilisce che fornendo un’idonea informativa al lavoratore ex art. 13 e seguendo i dettami del Dlgs 196/2003 (compresi Provvedimenti e Linee guida specifici), le informazioni raccolte dall’azienda potranno essere utilizzabili per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, inclusi quelli disciplinari, finora esclusi dall’orientamento generale che ha tenuto la giurisprudenza in materia, che non ha permesso di utilizzare tali dati, ottenuti tramite i cosiddetti “controlli difensivi”, per provare l’inadempimento contrattuale del lavoratore. Questo non significa affatto che è permesso un controllo indiscriminato da parte del datore di lavoro, perché restano fermi i principi fondamentali della tutela dei dati personali (pertinenza, correttezza, non eccedenza del trattamento, divieto di profilazione).

Alla luce di quanto esposto, quindi, come si deve comportare un’azienda per ritenersi conforme ed evitare di incorrere nelle sanzioni previste (ammenda e/o arresto)? Sarà necessario che segua un percorso ben definito, che si può agevolmente riassumere così:

Fare una mappatura degli impianti e degli strumenti richiamati dalla normativa;
Procedere con una valutazione d’impatto privacy, ossia determinare quali siano i processi e le attività in cui si trattano dati personali (in questo caso con riguardo dei lavoratori), quali strumenti si utilizzano e per quali scopi;
Determinare, un modello organizzativo e un sistema di controllo ritagliati ad hoc sull’argomento, con l’eventuale nomina di un responsabile del trattamento;
Ottenere l’accordo con le parti sindacali o il nulla osta da parte dell’autorità competente, se le condizioni lo impongono;
Informare tutti riguardo i contenuti della policy e il trattamento dei dati che consegue all’impiego di sistemi audiovisivi o altri strumenti.